A célok legfontosabb eszköze és módszere az információáramlás koncentrálása, annak intézményesítése, illetve miféle kommunikációs kihívásai vannak a TGV gyorsvonathálózat Strasbourgba érkezésének. Vagy valami ilyesmi.
De inkább kezdjük a sztori elején.
A 2006-os helyhatósági választásokat követően új tanácsnoki munkakört teremtett Debrecen közgyűlése, és a pozícióra Kovács Zoltán fideszes önkormányzati képviselőt tartotta alkalmasnak. Munkakörének meghatározása sokáig váratott magára, s ma sem világos, hogy a várost vagy annak vezető pártját kell szolgálnia inkább. Kovács Zoltán tevékenységének egyes elemeiről volt már szó itt több alkalommal is (Kósa-csomag 2., Mi, fideszügyi városember, Híreket gyártunk…, Unisono), ám eme szubjektívnek ítélhető értékelések után most maga a tanácsnok úr számol be eddig végzett munkájáról. Nem, nem a nyilvánosságnak, hanem a város képviselő-testületének, éppen ma. Az önkormányzati honlapon ugyan olvashatók a mai közgyűlés előterjesztései, köztük a tanácsnoki beszámolók megvitatásának napirendi pontja is, magára a konkrét dokumentumra azonban csak egy vak link mutat, ez már nem tartozik a lakosságra a polgármesteri hivatal – vagy a kommunikációs tanácsnok? – szerint.
A Basahalom boulevard olvasói most abban a kivételes lehetőségben részeltetnek, hogy egy az egyben, betűhíven megismerhetik Kovács Zoltán tanácsnok összegzését saját munkájáról. Felhívom a kedves érdeklődők figyelmét, hogy az anyag felettébb unalmas és semmitmondó, csak a ráérős munkanélküliek, kismamák és nyugdíjasok fussanak neki, illetve a média bugyrainak álhatatos szakmai kutatói. A többiek meneküljenek!
Dr. Kovács Zoltán kommunikációs ügyekért felelős tanácsnok beszámolója
AZ SZMSZ-ben foglaltaknak megfelelően tevékenységemmel az alábbi területen igyekeztem segíteni az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal kommunikációját:
Együttes polgármesteri és jegyzői utasítás Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Kommunikációs Rendjéről
Kommunikációs tanácsnoki tevékenységem egyik első, és talán legfontosabb lépése volt – a jegyzőváltással és az átalakuló hivatali struktúrával párhuzamosan kialakított – új kommunikációs rend kialakítása. Az „utasítás” kommunikációs tanácsnokot illető első vonatkozása – a hivatalon belüli ún. „horizontális” és „vertikális” kommunikáció újrahangolása volt, melynek lényege, hogy „A főosztályok által készített tájékoztatók részét képezi az a kommunikációs lista, amely legalább egy hét időtartamra tartalmazza azoknak a témáknak időrendben történő felsorolását, melyek alapján a sajtóreferens(ek) az Önkormányzat kommunikációjáért és sajtókapcsolatokért felelős tanácsnokával együtt heti kommunikációs tervet készít”. Ezen kiegészítés legfontosabb célkitűzése a városvezetők (polgármester és alpolgármesterek) illetve hivatal vezetőinek (jegyző, aljegyző, főosztályvezetők, osztályvezetők) belső kommunikációjának hatékonyabbá tétele mellett a hivatalon kívüli (kifelé irányuló) kommunikáció hatékonyságának („tervszerűségének”), minőségének javítása. Ennek elősegítésére a Polgármesteri Hivatal és az Önkormányzat külső sajtókapcsolatait 2007 februárjától két sajtóreferens intézi. A fenti célok legfontosabb eszköze és módszere – a személyi feltételek megteremtése mellett – az információáramlás koncentrálása volt, annak intézményesítése, hogy „A sajtóanyagok/nyilatkozatok a Polgármesteri Hivatalból csak a sajtóreferensen keresztül adhatók ki a sajtó részére, továbbá a sajtó részéről történő ilyen irányú megkereséseket is a sajtóreferens adja át a Polgármesteri Hivatal érintett szervezeti egységei részére.” A sajtóreferensek munkájának koordinálása mellett – szintén az „Utasításban” lefektetett formában – tevékenységem kiterjedt annak elősegítésére is, hogy az Önkormányzat által alapított intézmények, gazdasági és közhasznú társaságok, alapítványok és egyéb érintett szervek sajtóban való megjelenése minél inkább összehangolt legyen.
Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal kommunikációja
A kommunikációs tanácsnoki munka napi, operatív részét a sajtóreferensek által a hivatalban végzett munka koordinálása mellett Debrecen polgárainak információkkal való ellátásának segítése, illetve a sajtó munkatársainak adott tájékoztatások összehangolása jelenti. Ennek keretei a városvezetést ezen minőségükben érintő – politikai jellegű – külső megkeresések megválaszolásától a Polgármesteri Hivatal egyes egységeit érintő állampolgári és sajtómegkeresések megválaszolásának segítéséig terjed. Ennek részletes bemutatásától itt eltekintenék, álljanak itt inkább a számok: 2007 folyamán 112 sajtótájékoztatóra és sajtóeseményre került sor, 75 sajtóinformáció kiküldésére, illetve 34 fontosabb közlemény kiadására került sor. A városházához kapcsolódó médiamegjelenések száma havonta 150-200 között mozog. Meggyőződésem, hogy a városházán folyó kommunikációs munka megalapozza Debrecenről az országban, az országos sajtóban kialakult kedvező kép tovább erősítését. Ugyanakkor éppen ez az a „terep”, ahol természetesen nincs helye a megelégedettségnek és hátradőlésnek – hiszen mindig van mit tenni.
A tanácsnoki tevékenység egy jelentős része valójában olyan „háttérmunka” (szervező és egyeztető tevékenység), melynek nem feltétlenül látványos formában kell megjelennie – ugyanakkor talán ki is mondható, hogy ez a munka talán akkor nevezhető sikeresnek, ha napi szinten kifelé jórész „láthatatlan” marad.
A debrecen.hu honlap
Kommunikációs tanácsnoki pozícióm elfoglalásával nagyjából egy időben készült el a Debrecen város önkormányzatának tulajdonában lévő www.debrecen.hu honlap új grafikai dizájnja és struktúrája. Az új keretek megtöltése az azóta eltelt időben folyamatosan zajlik és állandó munkát jelent: egyszerre kell megfelelni a törvény által a Polgármesteri Hivatalra rótt feladatok (adatszolgáltatási kötelezettség, közadatok nyilvánossága), illetve a ma egy ilyen honlaptól elvárható információs és technológiai frissesség elvárásainak. Mi tagadás, e téren van még teendő – a 2008-as év első felének egyik legfontosabb teendője lesz az itt fellelhető hiányosságok (angol-német nyelvű honlap, tartalmi szolgáltatások hiánypótlása).
Külső tapasztalatok és szempontok a városi kommunikációban
A 21. század kommunikációjában természetesen készen kell állnunk a körülöttünk folyamatosan változó kommunikációs környezet kihívásainak megválaszolására. A kölcsönös „tanulási” folyamatok mellett időről időre szükség van a módszertani ismeretek és tapasztalatok frissítésére. Ennek szellemében vettem részt 2007. december 11-15. között a Strasbourgban megrendezésre került XIX. CAPCOM városi kommunikációs konferencián (Forum de la Communication Publique et Territoriale), melynek tematikája („A város határain túl” – Dépasser ses Frontiéres) a városi, illetve a város projekt-kommunikáció aktuális kérdéseit járta körül. Strasbourgban erre a TGV gyorsvonathálózat városba érkezése, illetve az azzal kapcsolatos kommunikációs kihívások és eredmények bemutatása adta az alkalmat – de a nemzetközi konferencia résztvevőinek beszámolói (Kanadától Németországig) számos hasznos szemponttal járulhatnak hozzá a Debrecen városában futó nagy projektek sikeres lakossági kommunikációjához.
Debrecen, 2008. január 10.
Dr. Kovács Zoltán
tanácsnok
